【GSuite不要】無料Google Calendarで５人ぐらいの組織のカレンダーとして使用する運用方法
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今回５人程度の組織でスケジュール共有を行うことになったのでアカウント構成など、こういった構成・運用にするとよいといった内容をまとめました。
GSuiteやサイボウズなども会社カレンダーとして使用経験があるものですが、そりゃ有料ツールのほうが組織には向いていますが、それらをを使わずとも、Google Calenderで行けるのでぜひ、小規模事業者の方々のご参考になればと思います。
まず、この手順でできることとできないことを記載します。
できること
- メンバー全員のスケジュールを表示
- メンバーが増えた場合の共有設定を出来る限り短縮
- メンバーが減った場合の作業短縮化
- 会議室、会社全体カレンダー（休暇など）も入れたい
- 参加者を指定して会議スケジュールを登録(相手のスケジュールにも表示される）
- 定期スケジュール登録（定例会議などに便利）
できないこと
- メンバー追加時の追加一括反映
- Googleのコンタクトへのメンバー追加の自動化
ざっくりいうと、会社人数規模がバーっと（月5名とか）増えたり減ったりするような組織の場合は向いてません。追加、削除の手間がかかるため。
しかし、5名程度で年間１０名増加程度の増減の組織ならならこれで十分です。
では、まずアカウントを構成や初期設定から。
初期設定
3) 各個人でカレンダーを作成します。
それらのカレンダーが会社メンバーに公開されることを理解してもらい作成します。
3-1)のユーザ用のカレンダーを作成します。
3-2) 各個人にカレンダー共有でグループ名を指定します。
3-3) 共有された旨のリンクがグループメール経由で各メンバーに飛ぶので各メンバーはリンクをクリックします。
=> これが面倒だけど踏ん張りどころ
3-4) グーグルコンタクトにメンバーのアドレスを登録（各自）
=> 同じくこれがめんどくさい
以上で初期設定はおわりです。
会社全体カレンダー、設備・会議室カレンダーがほしい場合は1-1)のユーザでカレンダーを作成し同様にグループに共有します。（各メンバー要3-3)のクリック。
4) 運用
4-1) ユーザ追加となった場合
4-1-1) 普通に、その人に、gmailアカウントを作ってもらう
4-1-2) 普通に、その人に、カレンダーを作ってもらう
4-1-3) 管理者がグループにそのメンバーのgmailアカウントを追加する
4-1-4) その人のカレンダーをグループに共有する
4-1-5) メンバーに共有のメールが届くのでそれをクリックして、みんなのカレンダーに表示されることを確認
4-1-6) このままだとその人のカレンダーでみんなのカレンダーが見えない。その為、4-1-5のように昔に飛んだメールをグループのスレッドから探して、リンクをクリックする。これで、新メンバーはみんなのカレンダーが見えるようになる。
=>これが面倒臭い。
4-2) ユーザ削除となった場合
グループからその人を除外するのみ
4-3) 効率的には運用するためのルール
- 会社の休日等はofficeカレンダーに書き込もう
- タスクレベルのメモ書きは予定ではなくタスクとしてかこう。そうすれば、他のユーザーはみれない
- 打ち合わせをしたい場合は、招待の機能を使えば、その人のカレンダーにも予定が入る
4-4) グーグルコンタクトに新メンバーを追加する（新メンバー以外）、同じく新メンバーはみんなの分を追加する。
無料の範囲だとこれが、限界。ほかいい運用アイディア、テクニックある方教えてください！
